Архив – ұлт жадының алтын қоры. Құжаттарда сақталған тарих – келешек ұрпаққа мұра. Бүгінде елімізде архив саласын цифрландыру жұмыстары қарқынды жүріп келеді. Бұл бағыт бойынша өңірде белсенді жұмыстар атқарылып жатыр. Мамандардың айтуынша, цифрландыру – тек техникалық жаңару емес, бүкіл архив саласын жүйелі жетілдірудің көрінісі.
Архивті цифрлық форматқа көшіру – заман талабы. Бұл әдіс бірегей құжаттардың сақталуын қамтамасыз етіп, қолжетімділікті арттырады. Өңірде 2025 жылдың 1 қаңтарына дейін 1 млн. 600 мыңнан астам сақтау бірлігі тіркелсе, соның 131 мыңнан астамы – электрондық форматқа ауыстырылған. Бұл жалпы көлемнің 10 пайызын құрайды. Сандық жүйеге көшу үшін облыс архивтері заманауи құрылғылармен жабдықталған. Көпфункционалды техникалар арқылы құнды, тарихи маңызы бар құжаттар сапалы өңделіп жатыр. Әрбір сканерленген құжат PDF форматында, кемінде 400 dpi сапада сақталады. Сонымен қатар, барлық мәтін, мөрлер мен жазбалар анық көрінуі тиіс.
Жайнар Шаянбаева, Облыстық цифрландыру және архивтер басқармасы басшысының м.а:
Қазіргі қоғам ақпарат көлемінің тез өсуімен және оны жедел өңдеу мен сақтау қажеттілігімен сипатталады. Мұндай жағдайларда архивтерді цифрландыру құжаттарды ұзақ мерзімді сақтауды, пайдаланушылардың архив деректеріне жылдам қол жеткізуін қамтамасыз ету және архивтерді мемлекеттің ақпараттық инфрақұрылымына интеграциялау үшін қажетті шартқа айналады.
Архив ісін оңтайландырудың басты құралы – “Құжаттардың бірыңғай электрондық архиві” ақпараттық жүйесі. Бұл жүйе архив процесін толығымен сандық форматқа көшіруге мүмкіндік береді. Істі жүргізу, қор құру, құжат қабылдау, сараптау, іздеу, есепке алу, тіпті пайдаланушыларға қызмет көрсету – барлығы осы тетік бойынша жүзеге асырылады. Бүгінде өңірдегі мемлекеттік архив 87 мыңнан астам құжатты осы құрылымға енгізген. Ал 34 мыңнан аса іс толық цифрланған. Мемлекеттік қызмет көрсету де осы жүйе арқылы автоматтандырылған – азаматтардың өтініштері «электрондық үкімет» порталы арқылы қабылданып, дайын нәтижесі электрондық цифрлық қолтаңба арқылы бекітіледі. 11 жұмыс күнінен аспайтын мерзімде өтініш азаматқа ұсынылады.
Жайнар Шаянбаева, Облыстық цифрландыру және архивтер басқармасы басшысының м.а:
Қазақстан Республикасының мемлекеттік архив мекемелері бір мемлекеттік қызмет көрсетеді – ол "Архивтік анықтамалар, архивтік құжаттардың көшірмелерін немесе архивтік үзінділер беру". Егер 10 жыл бұрын электрондық форматта мемлекеттік қызмет көрсету нәтижесін алу дәстүрлі қағаз құжат айналымына балама болып саналса, бүгінде бұл азаматтар үшін Архивтік анықтамалар алудың негізгі тәсілі болып табылады.
Электрондық форматтағы архивтік қызметті халық арасында кеңінен тарату – бүгінгінің басты міндеттерінің қатырында. Осы сала бойынша өңір мекемелерінде "өзіне-өзі қызмет көрсету" бөлімдері жұмыс істейді. Тұрғындарға порталда жұмыс істеу бойынша кеңес беріледі. Мемлекеттік органдар да архивке өткізуге тиісті құжаттарын электрондық нұсқада тапсыруға міндетті. Бұл істі цифрландыру — тарихи-мәдени мұраны сақтау мен қолжетімді етуге бағытталған жүйелі жұмыс.
ТАЛАНТ ТҰРСЫНОВ